Popis systému

Systém WorkWatch je určen pro firmy, které chtějí mít přehled o práci a nákladech na svých zakázkách. Umožňuje sledování nákladů i evidenci hodin všech vašich pracovníků. Přístup přes webové rozhraní umožňuje vkládání odpracovaných hodin i nákladů všem pracovníkům nezávisle, a to i přes mobilní telefon. Systém nabízí možnost přidělení rozdílných přístupových práv, odstupňovaný přístup k firemním informacím. Smyslem systému WorkWatch je úspora času nutného k evidenci pracovních procesů a výrobních nákladů na jednotlivých zakázkách. Byl navržen dle praktických zkušeností, s důrazem na intuitivní ovládání a provázanost funkcí.

Základní vlastnosti:

  • evidence práce a zakázek
  • on-line přístup přes webové rozhraní
  • možnost přístupu přes mobilní zařízení
  • sledování nákladů a efektivity práce
  • možnost spolupráce více pracovníků na zakázce
  • výkazy práce a měsíční přehledy
  • víceúrovňová přístupová práva (admin, manažer, pracovník)
  • upozorňování na termíny
  • nezávislost na platformě a prohlížeči
  • responzivní design

Přihlášení do systému  |  Přihlášení se provádí přes webové rozhraní z libovolného prohlížeče pomocí uživatelského jména a hesla. Systém obsahuje více úrovní přístupových práv. Při instalaci systému je založen jediný uživatel - Administrátor systému, který má nejvyšší oprávnění a může libovolně přidávat a editovat další pracovníky v rámci Firmy (vlastní jedinečná instalace systému).

Zakázka  |  Zakázka je základním prvkem systému. Obsahuje pořadové číslo, údaje zákazníka, specifikace, přehled souvisejících nákladů (např. přijaté faktury) a práci všech pracovníků, kteří se na zakázce podíleli (na jedné zakázce se může podílet více pracovníků). Údaje o zakázce jsou zapsány v Zakázkovém listě, všechny zakázkové listy jsou obsaženy v Knize zakázek.

Kniha zakázek  |  Jedná se o seznam všech zakázek, který lze třídit ve dvou základních úrovních:

  •     Podle indexových parametrů (termín, číslo zakázky, název zakázky, jméno zákazníka atd.)
  •     Podle povahy a stavu zakázky (moje, nesplněné, probíhající, předané, poptávka atd.)

V Knize zakázek je zobrazen souhrn všech základních informací o zakázkách. Je zde rovněž možnost vyhledávání a zakázky lze při větším počtu stránkovat nebo archivovat. Z Knihy zakázek lze přímo vstoupit do každé jednotlivé zakázky. Je zde také možnost přímo přidávat práci k vybrané zakázce, aniž by bylo nutné otevírat zakázkový list.

Vložení nové zakázky  |  Provádí se přes volbu Nová zakázka (tato volba je přístupná pouze pro oprávnění Manažer a Administrátor). Prakticky se nová zakázka zakládá tlačítkem umístěným vpravo nahoře v Knize zakázek, které odkazuje na formulář Založení/Editace zakázky. Nová zakázka se zařadí do Knihy zakázek vždy nahoru, protože základní řazení v Knize zakázek je od nejnovější po nejstarší zakázku.

Číslování zakázek  |  Každé zakázce je při jejím založení automaticky přiřazeno číslo, pod kterým ji lze v budoucnosti jednoznačně identifikovat. Způsob číslování lze definovat v sekci Nastavení. U založené zakázky lze číslo libovolně dodatečně editovat dle vlastních potřeb, přičemž její interní číslo zůstane zachováno.

Zakázkový list  |  Souhrn všech informací o konkrétní zakázce (kontakt, specifikace, zapojení pracovníci, náklady, rozsah práce atd.). V Zakázkovém listě lze editovat veškeré parametry zakázky (např. termíny, kontakty, poznámky, stav aj.), přidávat novou práci a náklady, sledovat souhrnné informace o zakázce. Zakázkový list je přístupný přes Knihu zakázek. Některé funkce Zakázkového listu jsou přístupné pouze pracovníkům s vyššími pravomocemi: např. součet nákladů, zisky a fakturovaná cena. Zakázkový list je možno vytisknout.

Stav zakázky  |  Všechny zakázky zapsané v systému se vždy nacházejí v nějakém stavu, podle kterého je lze třídit. V závislosti na stavu k nim také přistupují pracovníci (např. se nezabývají zakázkami ve stavu „Ukončeno“). Workwatch nabízí 6 základních stavů.

  • Poptávka – Nepotvrzená zakázka a práce s ní spojené (např. tvorba a zaslání cenové nabídky zákazníkovi apod.).
  • Objednáno – Zakázka je již zákazníkem objednána (doporučujeme vložit do Správce souborů naskenovanou objednávku).
  • Probíhá – Práce na zakázce jsou již zahájeny. Tento stav potrvá dokud zakázka nebude předána.
  • Předáno – Zakázka byla úspěšně předána zákazníkovi (doporučujeme vložit do Správce souborů naskenovaný dodací list apod.). Tento stav může být zároveň signálem, že se má zakázka fakturovat (pokud nebyla uhrazena předem nebo při převzetí).
  • Ukončeno – Po fakturaci zakázky se stav mění na Ukončeno. Veškeré práce spojené se zakázkou jsou hotové.
  • Storno – Dojde-li např. k situaci, že poptávka není realizována, stav zakázky se mění na Storno.

Správce souborů  |  Ke každé zakázce je možné připojit soubor(y). Seznam těchto příloh se zobrazuje v Zakázkovém listě. Může se jednat např. o nabídky, objednávky, smlouvy, specifikace zakázky, předávací protokoly apod. Přiložit lze libovolný formát souboru. Funkce je dostupná pouze ve verzi STANDARD a je omezena celkovou kapacitou příloh 500 MB.

Sledování nákladů  |  Tato sekce je přístupná jen pracovníkům s vyšším oprávněním. Slouží k zjišťování ziskovosti zakázek za zvolené období.

Osobní nastavení a změna hesla  |  V Osobním nastavení si může každý pracovník do systému vložit (a editovat) svoje osobní údaje. Každý uživatel si dále může nastavit barevné schéma systému, zvolit úvodní stranu a počet zobrazovaných položek v Knize zakázek. Přes volbu Změna hesla si každý uživatel může nastavit vlastní přístupové heslo. Další údaje o pracovníkovi může měnit jen Administrátor. Jeden uživatelský profil lze použít pro více různých firem.

Správa pracovníků a uživatelská oprávnění  |  Správa pracovníků je přístupná jen uživatelům s vyšším oprávněním. Umožňuje vložení nového pracovníka a editaci jeho údajů. Nového pracovníka může vložit pouze Administrátor, editaci dalších položek mohou provádět pracovníci dle svých oprávnění. Systém obsahuje čtyři základní úrovně oprávnění:

  • Administrátor - má přístupné všechny funkce systému, jako jediný může do systému přidávat další pracovníky, v případě potřeby je odebírat nebo měnit jejich osobní nastavení. Může plně spravovat zakázky (vč. mazání a editace), provádět exporty, zálohy, tisknout zakázkové listy a výkazy práce a má absolutní přehled o ostatních pracovnících.
  • Manažer - má stejná práva jako Administrátor, ale nemůže editovat další pracovníky. Má přístup k jejich výkazům, ale nemůže je vkládat ani upravovat. Tato skupina je určena zejména pro účetní nebo provozní oddělení.
  • Pracovník - oprávnění pro řadové zaměstnance. Má možnost zadávat vlastní práci a tu zpětně kontrolovat (ne však editovat).
  • Bez pravomocí - pro pracovníky vyřazené ze systému, neumožňuje ani přihlášení. V systému zůstávají, aby nedošlo ke zkreslení statistických údajů o zakázkách. Jednou vloženého pracovníka už nelze smazat, lze mu pouze odebrat pravomoce. Tento pracovník se tímto automaticky přesune do sekce Vyřazení pracovníci.

Kromě toho je možné definovat přístup k jednotlivým funkcím uživatelsky, a vytvářet tak profily vlastní.

Adresář zákazníků  |  Obsahuje seznam všech zákazníků a umožňuje přidávat nové.

Výkaz práce  |  Umožňuje snadné časové a finanční vyhodnocení práce jednotlivých pracovníků. U každého pracovníka lze zobrazit a vytisknout výkaz práce za stanovené časové období. Výkaz obsahuje čísla a jména zakázek, zákazníků, dobu práce. Při zadání hodinové sazby se Administrátorům a Pracovníkům s vyššími pravomocemi zobrazí i výsledná mzda, a proto mohou výkazy sloužit i jako podklady pro vypracování mezd. Jako výchozí formát zobrazení je stanovena doba od začátku měsíce do data prohlížení.

Výkaz denní práce  |  Výkaz denní práce funguje podobně jako Výkaz práce, ale zobrazuje práci podle data. Takto je možné kontrolovat efektivitu práce jednotlivých pracovníků. Výkaz denní práce údaje pouze zobrazuje – na rozdíl od Osobního panelu.

Přehledy  |  Tato funkce umožňuje vyhodnocení dat obsažených v systému, a to vždy za období od–do. Jedná se o tyto přehledy:

  • statistika zakázek dle stavu
  • zakázky dle zisku
  • zakázky dle obratu
  • zákazníci dle obratu

Funkce je dostupná jen pro vyšší uživatelské oprávnění (admin, manažer).

Kalendář  |  Slouží k přehlednému zobrazení vykázaných hodin v jednotlivých dnech v daném období. Přes Kalendář lze také vkládat práci k jednotlivým zakázkám (alternativa ke vkládání přes Zakázkový list).

Upozornění na termín zakázky e-mailem  |  Systém WorkWatch podporuje automatické zasílaní e-mailů informujících o blížícím se termínu zakázky. Termín zakázky lze v systému nastavit libovolně nebo automaticky.

Nastavení  |  Volba Nastavení je přístupná jen oprávněným pracovníkům a obsahuje tyto možnosti nastavení systému:

  • Číslo zakázky – zde lze nastavovat počitadlo zakázek a jeho formát. Číslo zakázky se může skládat z více různých částí.
  • Činnosti – pro potřeby vyhodnocení efektivity zakázek je možné zakázky rozdělit podle jejich charakteru na Činnosti (pokud se v něčem liší a tento způsob vyhodnocení by měl smysl).
  • Nákladové položky – funkce umožňuje přednastavení nákladových položek, které se často opakují. Dojde k vytvoření seznamu, ze kterého se budou vybírat, nebude nutné je pokaždé znovu ručně vypisovat.
  • Licence – informace o aktuálním stavu předplatného pro uživatele verze STANDARD.

Mazání zakázky  |  Nachází se ve volbě Nastavení. Jedná se o velmi nestandardní proces. Pokud je nutné zakázku smazat, lze smazat vždy jen poslední zakázku (následně předposlední atd.), aby se zachovala konzistence dat. Při tomto procesu se z databáze vymaže zakázka s celým obsahem, tj. práce vykonaná na zakázce a náklady uvedené u zakázky. Počítadlo se automaticky sníží o jedničku. V případě potřeby smazání zakázky uprostřed číselné řady, kde funkce mazání není použitelná, doporučujeme přepsání zakázky jinou zakázkou nebo přepnutí zakázky do stavu Storno.

Zarážka (maximální cena)  |  V Zakázkovém listě lze definovat maximální cenu zakázky. Systém uživatele automaticky upozorní při dosažení nebo překročení této hodnoty (pole Zarážka se vybarví červeně).

Export dat  |  Provádí se v univerzálních formátech XML, CSV nebo JSON. Exportovat lze seznamy zákazníků, pracovníků a zakázkové listy. Data určená pro tisk lze exportovat přes formát PDF.

Tiskové výstupy  |  Provádějí se přes formát PDF, což je univerzální formát určený pro distribuci a zobrazení textových informací bez ohledu na platformu. Různé tiskové sestavy jsou přístupné pracovníkům podle jejich oprávnění. Ve většině případů nemají pracovníci s nejnižším oprávněním možnost tisknout.

Zálohování  |  Probíhá pravidelně automaticky na serveru pro všechny licence - FREE i STANDARD.

Předpověď počasí  |  Do systému v nejbližší době zapracujeme modul pro předpověď počasí. Zdrojem dat bude naše rosnička Žofka, která se nikdy neplete. Funkce bude dostupná jen pro nejvyšší uživatelské oprávnění.