Obsah:
Přihlášení do systému
Přihlášení
se provádí přes webové rozhraní z libovolného prohlížeče pomocí
uživatelského jména a hesla. Systém obsahuje více úrovní přístupových práv. Při
instalaci systému je založen jediný uživatel, administrátor systému, který má
nejvyšší oprávnění a může libovolně přidávat a editovat další pracovníky.
Zakázka
Základní
položka systému. Obsahuje pořadové číslo, jméno zákazníka, základní popis,
přehled všech souvisejících nákladů (např. přijaté faktury), práci všech
pracovníků, kteří se na zakázce podíleli (na jedné zakázce se může podílet více
pracovníků), možnost tisku zakázkového listu, atd. Všechny zakázky jsou
obsaženy v Knize zakázek.
Kniha zakázek
Položkový
seznam všech zakázek, který lze třídit ve dvou základních úrovních:
- Podle indexových parametrů (termín, číslo zakázky, název zakázky, jméno zákazníka
atd.)
- Podle povahy a stavu zakázky (vše, splněné, nesplněné, moje, fakturované)
V Knize
zakázek je zobrazen souhrn všech základních informací o zakázkách. Lze zde rovněž
využít funkci vyhledávání (zde fungují zástupné symboly známé z DOSu) a
zakázky lze při větším počtu stránkovat nebo archivovat. Z Knihy zakázek
lze přímo vstoupit do každé jednotlivé zakázky.
Vložení nové zakázky
Provádí
se přes volbu Nová zakázka, která je přístupná pouze Pracovníkům s vyššími
pravomocemi. Každé zakázce je při založení automaticky přiřazeno číslo, pod
kterým ji lze v budoucnosti jednoznačně identifikovat.
Zakázkový list (Rozpis zakázky)
Podrobný
přehled všech položek týkajících se konkrétní zakázky - zadání, náklady, práce
atd. Odtud je možné přejít na Editaci zakázky, Novou práci atd. Rozpis je
přístupný přes Knihu zakázek či Účetní informace. V přehledech jsou
uvedeny pouze základní informace o zakázce. V Rozpisu zakázky se zobrazuje
zákazník, kontaktní osoba, termín vložení a dodání, pracovníci a jejich práce (může
jich být více), poznámky, zarážka (maximální cena popř. maximum hodin
vyhrazených na zakázku).
Některé
části Rozpisu zakázky jsou přístupné pouze pracovníkům s vyššími
pravomocemi: Popis faktur, součet nákladů, zisky a fakturovaná cena.
Editace zakázky
Editace
se provádí podobným způsobem jako vkládání nové zakázky. Do editace se vstoupí
z Rozpisu zakázky kliknutím na tlačítko Editovat. Zde lze zadávat či měnit
parametry zakázky.
Účetní informace a fakturovaná cena (Prodeje)
Tato
část slouží pro zobrazení statistik a je určena pouze pro účetní. Obsahuje
stejné informace jako Kniha zakázek, ale je doplněna o další funkce. Může si ji
zobrazit pouze administrátor nebo pracovník s vyššími pravomocemi, a je
určena ke statistickým účelům a k výpočtu cen. Jelikož každá zakázka je
definována výdaji a prací, je tato tabulka tímto způsobem rozvržena a součty hodnot
vytvoří fakturovanou cenu. Dále je zde možnost zadání čísla faktur pro větší
přehlednost a kontrolu s účetním systémem. Vypočítanou cenu zakázky lze
ručně změnit. V tom případě však případná změna v prodeji už nebude zohledněna
do ceny a další změny na této zakázce bude nutné dělat ručně.
Osobní nastavení a změna hesla
Pomocí
volby Osobní nastavení může každý pracovník do systému vložit a editovat osobní
údaje, které se poté zobrazí ostatním uživatelům systému v sekci Vizitky.
Každý uživatel si dále může nastavit barevné schéma systému, zvolit úvodní
stranu a počet zobrazovaných položek na stránku. Zde lze také vkládat zprávy
určené pro všechny uživatele systému. Přes volbu Změna hesla si každý uživatel
může nastavit vlastní přístupové heslo. Další údaje o pracovníkovi může měnit
jen administrátor.
Správa pracovníků a přístupová práva
Správa pracovníků je přístupná jen oprávněným uživatelům.
Umožňuje vložení nového pracovníka a editaci jeho
údajů. Nového pracovníka může vložit pouze administrátor, editaci dalších
položek mohou provádět pracovníci dle svých oprávnění. Systém obsahuje čtyři
úrovně oprávnění:
- Administrátor - má přístupné všechny funkce systému,
jako jediný může do systému přidávat další pracovníky, v případě potřeby
je odebírat nebo měnit jejich osobní nastavení. Může plně spravovat zakázky
(vč. mazání a editace), provádět exporty, zálohy, tisknout zakázkové listy a
výkazy práce a má absolutní přehled o ostatních pracovnících.
- Pracovník
s vyšším oprávněním - má stejná práva jako administrátor, ale nemůže
editovat další pracovníky. Má přístup k jejich výkazům, ale nemůže je
vkládat ani upravovat. Tato skupina je určena zejména pro účetní nebo provozní oddělení.
- Pracovník - oprávnění pro
řadové zaměstnance. Má možnost zadávat vlastní práci a tu zpětně kontrolovat
(ne však editovat).
- Bez pravomocí - pro pracovníky vyřazené ze systému, neumožňuje ani
přihlášení. V systému zůstávají, aby nedošlo ke zkreslení statistických
údajů o zakázkách. Jednou vloženého pracovníka už nelze smazat, lze mu
pouze odebrat pravomoce. Tento pracovník se tímto automaticky přesune do
sekce Vyřazení pracovníci.
Výkaz práce
Umožňuje
snadné časové a finanční vyhodnocení práce jednotlivých pracovníků. U každého
pracovníka lze zobrazit a vytisknout výkaz práce za stanovené časové období.
Výkaz obsahuje čísla a jména zakázek, zákazníků, dobu práce. Při zadání
hodinové sazby se administrátorům a pracovníkům s vyššími pravomocemi
zobrazí i výsledná mzda, a proto mohou výkazy sloužit i jako podklady pro
vypracování mezd. Jako výchozí formát zobrazení je stanovena doba od začátku
měsíce do data prohlížení.
Výkaz denní práce
Funguje
podobně jako Výkaz práce, ale zobrazuje práci podle data. Takto je možné
kontrolovat efektivitu práce jednotlivých pracovníků.
Upozornění na
smluvený termín zakázky e-mailem
Systém
WorkWatch podporuje automatické zasílaní e-mailů informujících o blížícím se
termínu zakázky. Termín zakázky lze v systému nastavit libovolně nebo
automaticky tak, že se vždy přiřadí k dané zakázce.
Nastavení
Volba Nastavení obsahuje možnost nastavení počítadla čísla zakázek,
jeho formátu a mazání zakázek. Číslo zakázky se může skládat ze dvou částí
(předpony a vlastního čísla). Předpona nejčastěji vyjadřuje rok, popř. může číslo
obsahovat ještě dělicí symbol. Vlastní číslo reprezentuje čtyřmístný stav
počítadla zakázek tzn. číslo nejbližší nové zakázky.
Mazání zakázky
Nachází
se ve volbě Nastavení. Jedná se o velmi nestandardní proces. Pokud je opravdu
nutné zakázku smazat, lze smazat vždy jen poslední zakázku (následně
předposlední atd.). Při tomto procesu se z databáze vymaže zakázka
s celým obsahem, tj. práce vykonaná na zakázce a faktury uvedené u
zakázky. Počítadlo se automaticky sníží o jedničku.
Časovač
Pracovníci
mají možnost využít funkci „časovač". Tato funkce slouží pro on-line sledování
odpracovaných hodin. Umožňuje všem zaměstnancům snadné měření času stráveného
na konkrétní zakázce. Lze zjišťovat průběžný i celkový stav.
Vizitky
Přehled
údajů z Osobního nastavení všech aktivních uživatelů, který slouží jako
aktuální adresář pro všechny pracovníky bez rozdílu pravomocí.
Zarážka
V Zakázkovém listě lze definovat maximální cenu popř. maximální počet
hodin vyhrazených na tuto zakázku. Systém uživatele automaticky upozorní
při dosažení této hodnoty.
Zprávy
Systém
umožňuje zobrazování zpráv určených uživatelům systému. Nové zprávy mohou
vkládat všichni aktivní uživatelé systému přes Osobní nastavení a upozorňuje na
ně ikona vpravo nahoře.
Export dat
Slouží
k synchronizaci s vaším ekonomickým systémem, provádí se v univerzálním formátu XML. Díky této funkci může být i
vaše finanční oddělení informováno o založení či uzavření zakázky. Dále lze
exportovat data do PDF souboru. Exportovat lze seznamy zakázek, výkazy práce a
zakázkové listy.
Tiskové výstupy
Z praktických důvodů se provádějí se přes Adobe
Acrobat a formát PDF, což je univerzální formát určený pro distribuci a
zobrazení textových informací bez ohledu na platformu. Různé tiskové sestavy
jsou přístupné pracovníkům podle jejich přístupového oprávnění.
Záloha
Zálohování
je samozřejmou součástí obdobných systémů a WorkWatch není výjimkou. Tato
funkce je přístupná z menu a umožňuje zálohu systému ve formátu SQL. Jedná
se o nativní formát, který v případě chyby na serveru umožní celou databázi
jednoduchým způsobem obnovit.
Předpověď počasí
Do systému v nejbližší době zapracujeme modul pro předpověď počasí. Zdrojem dat bude naše rosnička Žofka, která se nikdy neplete.
